档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

　　档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

　　档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原始信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设及社会主义精神文明建设服务。

　　目前我公司正日益完善数字化加工技术，采用科学有效的管理体系、引进先进的加工设备等一系列的举措，提高工作效率，保证质量。同时高度重视保密工作，参加了陕西省国家保密局相关保密教育，定期联系保密局专家进行保密指导，对于加工设备、加工场地、加工人员及数据提交严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》及《国家档案局关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理杜绝失泄密隐患的通知》(档函【2012】103号)的有关规定，对所有数字化加工员工都经过当地公安局备案，并出具无犯罪纪律证明，并经过系统的涉密工作培训，签署保密协议，目前具有档案整理及加工上岗资格证的员工人数70余人。

       1、提高经济效益

　　过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

　　2、提高办公效率

　　数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

　　3、档案利用最大化

　　档案数字化后，档案不再受“孤本”“时间”利用的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享，影像文件通过局域网、广域网进行异地传输，利用者可以随时使用自己需要的文件，扩大了档案的利用空间和利用范围。

　　4、增强档案原件保护

　　将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。减少了纸质档案的利用频率，无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

　　5、档案数字化加工要求

　　目录建库

　　1).按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)以及《陕西省文书档案目录数据交换格式与著录项目细则的暂行规定》和1999年陕西省档案局颁发的《陕西省文书档案目录数据交换格式与著录项目细则的暂行规定》的补充说明的函的要求进行数据著录。

　　2).数据著录完全按照指定的著录字段内容著录到用户现有的软件系统，无漏录、重录、错录现象，经校对后准确率达到99%

　　3).如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，须经用户档案人员认可进行修改。

　　档案扫描数字化加工

　　1).图像扫描与原图一致，无歪斜、漏扫、重扫、无文件不完整现象，图像清晰、图像扫描精度控制合理，去污、裁边等技术处理达到预定要求，不影响图像利用效果的合格率在99%。

　　2).图象格式为TIFF(G4) 压缩格式或JPG格式、黑白图象(300dpi清晰为准)、图像大小控制在100K之内;红头文件及带有彩色印章的文件采用200dpi 真彩色扫描。

　　3).数码相机拍摄精度应达到800万以上像素，拍摄物的影像要充满取景框。

　　4).扫描图像处理后应达到页面在1：1的状态下，肉眼无可见黑点，无边框，彩色扫描应保持原始颜色，色阶调整应遵守保持字迹清晰，不影响打印效果，倾斜角度不大于正负0.3度，按扫描页的大小统一将幅面分成A4,A3两种页面，A4页面大小为(21*29.7CM)，A3幅面大小为(29.7*42CM)，页面小于A4按A4制作，大于A3保持原始大小。存在照片或彩色插图的在调整图像色阶时应将图像反选，保持图像的原始性。

　　5).为保证数据安全，数据需备两份，扫描加工后的电子文件上传服务器一份，另外提交硬盘存储或光盘存储做备份之用。

　　档案拆装

　　1).档案拆装要求尽可能保持档案原貌，确保档案安全完整、不能丢页、少页。

　　2).档案装订人员须从事过装订工作的有经验的工作人员。

　　基本环节

　　纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

　　6、档案扫描

　　1).根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

　　2).纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。方式以提高工作效率。

　　3).扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

　　4).页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案.可采用黑白二值模式进行扫描。

　　5).页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可以采用灰度模式扫描。

　　6).页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。

　　7).扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

　　8).采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

　　9).需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。

　　10).扫描登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

　　7、图像处理

　　图像数据质量检查

　　1).对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现 不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

　　2).由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

　　3).发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

　　4).发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

　　5).认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

　　6).对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

　　7).对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

　　8).对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

　　9).裁边处理采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

　　8、数据挂接

　　1).汇总挂接：档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。

　　2).数据关联：以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

　　3).交接登记：认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

　　9、数据验收

　　1).数据抽检：以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。

　　2).验收指标：目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。

　　3).一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上(含95%)时，予以验收“通过”。 合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数x100%

　　4).验收审核：验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。

　　5).验收登记：认真填写纸质档案数字化验收登记表单。

　　10、数据备份

　　1).备份范围：经验收合格的完整数据应及时进行备份。

　　2).备份方式：为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。

　　3).数据检验：备份数据也应进行检验。备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

　　4).备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

　　5).备份登记:填写纸质档案数字化备份管理登记表单。